Guía de Usuario

Todo lo que necesitas saber para sacar el máximo partido a Integración de Odoo para Gmail

download Instalación

Requisitos Previos

  • Navegador Chrome: Versión 88 o superior
  • Instancia de Odoo: Versión 14.0 o superior (on-premise, Odoo.sh u Odoo Online plan Custom)

Instalación Paso a Paso

  1. Visita Chrome Web Store
    Ve a Integración de Odoo para Gmail o busca "Odoo Integration for Gmail" en Chrome Web Store.
  2. Añadir a Chrome
    Haz clic en el botón "Añadir a Chrome" y revisa los permisos solicitados.
  3. Verificar Instalación
    Verás un mensaje de confirmación y el icono de la extensión aparecerá en tu barra de herramientas de Chrome.
  4. Fijar la Extensión (Recomendado)
    Haz clic en el icono de puzzle en la barra de Chrome, busca "Odoo Integration for Gmail" y haz clic en el icono de pin.
Nota sobre "Enhanced Safe Browsing": Si ves un mensaje diciendo "This extension is not trusted by Enhanced Safe Browsing", esto es normal para extensiones recién publicadas. La extensión ha sido revisada y aprobada por Chrome Web Store.

settings Configuración

Configuración Inicial

  1. Abrir Gmail
    Navega a mail.google.com y abre cualquier email para ver la barra lateral.
  2. Introducir URL de Odoo
    Introduce la URL de tu instancia de Odoo (ej: https://tuempresa.odoo.com). Usa HTTPS y no incluyas barra final.
  3. Introducir API Key
    Inicia sesión en Odoo, ve a Preferencias, haz clic en la pestaña Seguridad de la Cuenta, en API Keys haz clic en Nueva API Key, dale un nombre, selecciona Clave Persistente y copia la clave.
  4. Conectar
    Haz clic en Conectar y la extensión verificará tus credenciales.
info La creación de claves API varía entre versiones de Odoo. Consulta la guía detallada para tu versión →

Actualizar Configuración

Para cambiar tu URL de Odoo o API key:

  1. Haz clic en el botón de menú (tres puntos verticales ⋮) en la barra lateral
  2. Selecciona Cerrar sesión
  3. Introduce tus nuevas credenciales

star Resumen de Funciones

Plan GRATIS Gratis

  • Ver Contactos: Ve información de partners de Odoo directamente en Gmail
  • Detección Inteligente de Contactos: Identifica automáticamente remitente o destinatario
  • Registro de Emails: Registra emails en Odoo con adjuntos
  • Creación de Registros: Crea leads, contactos, tareas y tickets
  • Vista Limitada de Registros: Ve las primeras 5 oportunidades, tareas y tickets
  • Actualizar: Actualiza manualmente los datos del contacto
  • Indicador de Tiempo de Carga: Ve lo rápido que cargó la barra lateral

Plan PLUS Plus

Todo lo del plan GRATIS, más:

  • Búsqueda Avanzada: Busca en todas las oportunidades, tareas y tickets (hasta 50 resultados)
  • Pestañas Contacto/Empresa: Cambia entre información del contacto y la empresa
  • Contactos Relacionados: Encuentra colegas de la misma empresa
  • Información Financiera: Ve facturación, cuentas por cobrar y por pagar
  • Panel de Configuración: Personaliza las secciones visibles
  • Niveles de Citas: Controla cuánto historial incluir al registrar emails
  • Agrupación de Registros: Agrupa oportunidades, tareas y tickets por etapa o estado
  • Participantes del Email: Ver información de contacto en Odoo de todos los participantes del email
  • Actividades Recientes: Ver mensajes recientes de las conversaciones de Odoo para cada contacto
  • Organización de Notificaciones: Identifica y organiza los emails de notificación de Odoo con badges de módulo, detección de menciones y filtrado rápido

credit_card Gestión de Suscripción

Cómo Suscribirse a PLUS

  1. Haz clic en "Actualizar a PLUS" desde el menú de la barra lateral (tres puntos en el encabezado)
  2. Completa el proceso de pago en Polar
  3. Recibirás tu clave de licencia por email

Activar tu Licencia

Introduce tu clave de licencia de una de estas formas:

  • Un modal aparecerá justo después del pago - introduce tu licencia ahí
  • Ve a Configuración > Cuenta > Activar Licencia
  • Haz clic en "Actualizar a PLUS" de nuevo y selecciona "Ya tengo una licencia"
Información de la Licencia: Tu licencia funciona en hasta 3 instancias (diferentes ordenadores o navegadores). Debe usarse con la misma cuenta de Gmail con la que se adquirió.
Prueba Gratuita: PLUS incluye 14 días de prueba gratuita. No se te cobrará hasta que termine el período de prueba. Cancela en cualquier momento antes para evitar cargos.
Precios Regionales: Ofrecemos precios justos. Los precios se ajustan automáticamente en el checkout mediante un descuento.

Cómo Cancelar tu Suscripción

Puedes cancelar tu suscripción PLUS en cualquier momento:

  1. Ve al portal de clientes de Polar (enlace en tu email de compra)
  2. Inicia sesión con el email usado para tu suscripción
  3. Haz clic en "Cancelar Suscripción" en los detalles de tu suscripción

Tus funciones PLUS permanecerán activas hasta el final de tu período de facturación actual.

mail Registro de Emails

Cómo Registrar un Email

  1. Abre el email que quieres registrar
  2. Ve el contacto en la barra lateral
  3. Encuentra el registro donde quieres registrar (oportunidad, tarea o ticket)
  4. Haz clic en el icono del sobre junto al registro
  5. El botón cambia a una marca verde cuando se registra

Qué se Registra

  • Asunto del email (en el encabezado)
  • Cuerpo del email (formato HTML)
  • Información de remitente/destinatario
  • Fecha y hora
  • Todos los adjuntos (archivos, imágenes, PDFs)
  • Pie de página "Logged from Gmail Inbox"
Registrado como Nota Interna: Los emails se registran como notas internas en el chatter de Odoo. Esto significa que solo los usuarios internos (empleados) pueden verlos. Los usuarios del portal (clientes) NO verán los emails registrados. Las notificaciones solo se envían a los seguidores internos del registro.

Detección de Duplicados

La extensión tiene dos capas de detección de duplicados:

  1. Indicador visual (0-6 horas): Te ayuda a identificar de un vistazo qué registros ya tienen este email
  2. Validación del servidor (siempre): Odoo previene duplicados incluso si el indicador visual ha expirado
Importante: Incluso sin el indicador visual, no puedes crear duplicados accidentalmente. El servidor de Odoo valida cada solicitud de registro y rechaza duplicados.

handshake Gestionar Oportunidades

Ver Oportunidades

Qué registros se muestran:

  • Oportunidades vinculadas al contacto (por partner_id)
  • Ordenadas por fecha de creación (más recientes primero)

Crear Leads desde Emails

Convierte una conversación de email en una oportunidad de Odoo con un clic:

  1. Abre el email que quieres convertir en lead
  2. Ve el contacto en la barra lateral
  3. Desplázate a la sección de Oportunidades
  4. Haz clic en el botón "Crear"

Qué ocurre automáticamente:

  • El lead se crea con el asunto del email como nombre
  • El contenido del email se añade como descripción
  • El contacto de la barra lateral queda vinculado
  • El lead se abre en Odoo en una nueva pestaña para edición adicional
Importante: El email NO se registra automáticamente. Para asociar el email con el nuevo lead, vuelve a Gmail y haz clic en el icono del sobre junto a la oportunidad.

task Tareas y Tickets

Gestionar Tareas

Requisitos: Módulo Project de Odoo instalado

Qué registros se muestran:

  • Tareas vinculadas al contacto (por partner_id)
  • Excluye tareas completadas o canceladas
  • Ordenadas por fecha de creación (más recientes primero)

Gestionar Tickets de Helpdesk

Requisitos: Módulo Helpdesk de Odoo (solo Enterprise)

notifications Organización de Notificaciones Plus

Organiza los emails de notificación de Odoo directamente en tu bandeja de entrada de Gmail. La extensión identifica los emails de notificación de Odoo y añade badges visuales para que puedas ver al instante a qué módulo pertenecen y si te han mencionado.

Prerrequisito: Activar Notificaciones por Email en Odoo

Para que esta función funcione, tu usuario de Odoo debe estar configurado para recibir notificaciones por email (no en la bandeja de Odoo):

  1. En Odoo, ve a tu Perfil (menú superior derecho > Mi Perfil)
  2. En Preferencias, busca la configuración de "Notificación"
  3. Selecciona "Gestionar por correo" (en lugar de "Gestionar en Odoo")
Esto asegura que Odoo envíe emails de notificación a tu Gmail, donde la extensión puede identificarlos y organizarlos.

Configuración

  1. Encuentra tu email de notificación en Odoo
    Revisa un email de notificación reciente de Odoo en Gmail y mira la dirección del remitente (ej: notifications@tuempresa.com). Alternativamente, pregunta a tu administrador de Odoo por el email de notificación saliente.
  2. Abre los Ajustes de la extensión
    En la barra lateral de Gmail, haz clic en el botón de menú (tres puntos verticales) y selecciona Ajustes.
  3. Introduce el email de notificación
    Ve a la pestaña Notificaciones y pega la dirección de email. La extensión comenzará a identificar los emails de notificación inmediatamente.
Consejo: Si no estás seguro de qué email usa Odoo para las notificaciones, revisa un email de notificación reciente en Gmail y mira la dirección del remitente.

Badges de Módulo

Aparecen badges con código de color junto a los emails de notificación en tu bandeja, mostrando qué módulo de Odoo generó la notificación:

  • Oportunidad (CRM) — badge morado
  • Tarea (Proyecto) — badge azul
  • Ticket (Helpdesk) — badge naranja
  • Factura (Facturación) — badge verde
  • Y más: Compras, Mailing, Parte de horas, etc.

Badges de Mención

Cuando alguien te menciona en un registro de Odoo (usando @ o por nombre), aparece un badge especial en el email de notificación:

  • Badge rojo "Mencionado": Tienes una mención sin leer — no has abierto este hilo en Gmail desde la mención
  • Badge gris "Mencionado": Ya has visto esta mención — abriste el hilo en Gmail después de ser mencionado
Cómo funciona: La detección de menciones se basa en los mensajes almacenados en el registro de Odoo, no en el email en sí. La extensión revisa el chatter del registro buscando @menciones o referencias a tu nombre. Esto significa:
  • Si recientemente cambiaste de "Gestionar en Odoo" a "Gestionar por correo", hilos antiguos pueden mostrar un badge "Mencionado" por menciones que ocurrieron antes de empezar a recibir emails — aunque la mención no aparezca en ningún email de Gmail.
  • El estado leído/no leído se determina según si has abierto el hilo en Gmail después de ser mencionado. Una vez abres el hilo, el badge se vuelve gris.

Acceso Rápido

Un acceso directo "Odoo Notifications" aparece en la barra lateral izquierda de Gmail, debajo de tus etiquetas. Haz clic para filtrar tu bandeja y mostrar solo los emails de notificación de Odoo.

Nota: El acceso directo solo aparece después de configurar un email de notificación en Ajustes > Notificaciones.

Personalización

Cada función de notificación se puede activar/desactivar independientemente en Ajustes > Notificaciones:

  • Badges de módulo — mostrar/ocultar los badges con código de color
  • Badges de mención — mostrar/ocultar los badges de detección de menciones
  • Acceso directo en barra lateral — mostrar/ocultar el enlace Odoo Notifications en la barra lateral de Gmail

help Solución de Problemas

La Extensión No Aparece en Gmail

  1. Verificar que la extensión está habilitada: Ve a chrome://extensions/ y asegúrate de que el toggle está ON
  2. Actualizar Gmail: Pulsa Ctrl+Shift+R (Windows/Linux) o Cmd+Shift+R (Mac)
  3. Recargar extensión: Haz clic en "Recargar" en la tarjeta de la extensión

Mensaje "Contacto No Encontrado"

  • Email no está en Odoo: Haz clic en "Crear Contacto" para añadirlo
  • Error de ortografía en email: Actualiza el email en Odoo o crea un nuevo contacto

Error "Autenticación Fallida"

  1. Verifica que tu API key es correcta en Odoo → Preferencias → Seguridad de la Cuenta
  2. Regenera la API key si es necesario
  3. Comprueba que tu URL de Odoo es correcta (incluyendo HTTPS)

El Popup de Permisos No Aparece (Odoo Self-Hosted)

Al conectar a una instancia de Odoo self-hosted (URL personalizada), Chrome requiere permisos adicionales. Si el popup de permisos no aparece:

  1. Permiso requerido: Las URLs de Odoo personalizadas (no *.odoo.com) requieren un permiso adicional de Chrome para comunicarse con tu servidor
  2. Otras extensiones pueden bloquear popups: Los bloqueadores de anuncios, extensiones de privacidad o bloqueadores de popups pueden impedir que aparezca el diálogo de permisos de Chrome
  3. Solución: Desactiva temporalmente otras extensiones (especialmente bloqueadores de anuncios) e intenta conectar de nuevo. Reactívalas después de conceder el permiso
Nota: Este permiso solo se requiere una vez por URL de Odoo. Después de concederlo, la extensión funcionará normalmente con tu instancia self-hosted.

quiz Preguntas Frecuentes

General

P: ¿Qué versiones de Odoo son compatibles?

Odoo 14.0 y superiores son compatibles. Compatible con instalaciones on-premise (Community/Enterprise), Odoo.sh y Odoo Online (solo plan Custom, ya que los planes Standard y Free no tienen acceso a la API externa).

P: ¿Funciona con otros navegadores?

Actualmente, la extensión solo soporta Google Chrome. El soporte para otros navegadores puede añadirse en el futuro.

P: ¿Mis datos están seguros?

Sí. La extensión solo accede a los emails que ves activamente y se comunica de forma segura con tu instancia de Odoo vía HTTPS. Tu API key se almacena en el almacenamiento seguro de Chrome.

Suscripción

P: ¿Cuál es la diferencia entre GRATIS y PLUS?

GRATIS incluye funciones básicas (ver contactos, registrar emails, registros limitados). PLUS añade búsqueda avanzada, información financiera, contactos relacionados, organización de emails de notificación y opciones de personalización.

P: ¿Puedo cancelar mi suscripción PLUS en cualquier momento?

Sí, puedes cancelar en cualquier momento sin penalización. Tu suscripción permanecerá activa hasta el final de tu período de facturación.

Privacidad

P: ¿La extensión lee todos mis emails?

No, la extensión solo accede a los emails que ves activamente. No escanea todo tu buzón ni lee emails en segundo plano.

P: ¿Mi API key se almacena de forma segura?

Sí, tu API key se almacena en el almacenamiento seguro de Chrome (chrome.storage.sync), que Chrome encripta usando las credenciales de tu cuenta de usuario del SO.

support Obtener Ayuda

Contactar Soporte

Si tienes preguntas o problemas no cubiertos en esta guía:

  • Email: odoointegrations.team@gmail.com
  • Incluye tu versión de Odoo y versión de la extensión
  • Describe el problema con capturas de pantalla si es posible